Hotelbetrieb | Ausgabe 03/2018

Neuregelung der Kassen-Nachschauen in der Gastronomie

Gut vorbereitet für die digitale Betriebsprüfung

Seit dem 1. Januar 2018 sind unangekündigte Prüfungen durch das Finanzamt zulässig. Mit „Kassen-Nachschauen“ prüft ein Amtsvertreter die Ordnungsmäßigkeit des Kassensystems. Gastronomen müssen jederzeit mit einem Besuch rechnen, denn als bargeldintensive Branche stehen sie im Fokus. Mit einer branchengerechten Anwendung lässt sich auch einer unangemeldeten Prüfung gelassen entgegensehen.

Bild: Gastronovi GmbH
Im Prüffall abgesichert: Das Gastronovi-Kassensystem hinterlegt alle Transaktionen vollständig, unverändert... mehr...

Bei den sogenannten Kassen-Nachschauen prüft das Finanzamt die Kassentechnik und die Kassenführung. Grundsätzlich dürfen die Prüfer anonyme Testbesuche durchführen und so bereits vor dem offiziellem Besuch die Handhabung der Kassenführung begutachten. Es gilt: Zu jeder Zeit sollten alle Vorgänge in der Kasse nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Nutzt der Gastronom eine Software, die die Daten und Arbeitsprozesse übersichtlich und verständlich aufbereitet, spart das Zeit und ermöglicht einen reibungslosen Ablauf der Prüfung.

Archivierung per Cloudlösung erleichtert Zehn-Jahres-Frist

Der Gastronom ist dazu verpflichtet, dem Amtsträger auf Nachfrage Auskunft zu erteilen und Unterlagen in digitaler und schriftlicher Form zu überlassen. Die Kasse muss zu jeder Zeit sturzfähig sein. Relevant ist auch die Aufbewahrung der Kassendaten, die bis zu zehn Jahre gespeichert werden und jederzeit abrufbar sein müssen. Softwarehersteller können dabei unterstützen. So stellt der Kassensystemhersteller Gastronovi seinen Kunden die geforderte Archivierung dank Cloudlösung kostenfrei und sicher zur Verfügung.

Ein digitales Kassenbuch, wie es der Experte für Kassenlösungen anbietet, erleichtert die Dokumentation von Bargeldeinnahmen und -ausgaben. Der Prüfer importiert mittels der seit 2017 verpflichtenden GoBD-Schnittstelle für Kassensysteme die Kassendaten in die Finanzamt-Software und sichtet diese. Nach erfolgter Nachschau erhält der Gastronom einen Ergebnisbericht.

Schnelle Rechnungserstellung für Geschäftsessen

Neben dem herkömmlichen Bonieren muss das Kassensystem in der Lage sein, eine buchhalterisch korrekte DIN-A4-Rechnung zu erstellen. Diese Besonderheit ist verpflichtend für Geschäftsessen ab einer Höhe von 250 Euro. Das Frankfurter Brauhaus Henninger am Turm nutzt diese Möglichkeit des Gastronovi-Kassensystems. Helena Barth, Veranstaltungsmanagerin im Brauhaus: „Früher mussten Rechnungen für Geschäftsessen immer mühsam erstellt werden. Das hat jedes Mal viel Zeit gekostet. Heute ist es möglich, über das Kassensystem binnen weniger Minuten die Rechnung automatisch zu erstellen und dem Gast per E-Mail zukommen zu lassen. So geht nichts verloren, weder bei uns noch beim Gast. Und das Beste: Wir als Gastronomen können sicher sein, dass die Rechnung allen Anforderungen einer Betriebsprüfung entspricht.“ |

Fit für die Kassen-Nachschau – Fünf Tipps

  1. Gastronomen sollten ein finanzamtkonformes Kassensystem mit digitaler Schnittstelle nutzen, die den aktuellen Gesetzesanforderungen entspricht. Spätestens ab dem 1.1.2020 müssen Kassensysteme zudem über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.
  2. Sämtliche Zahlungsvorgänge müssen über das Kassensystem erfasst werden
  3. Das Kassenbuch muss natürlich sachgemäß geführt werden. Dazu gehört auch, dass alle Bargeldbewegungen ordnungsgemäß aufgezeichnet werden. Ein digitales Kassenbuch wie von Gastronovi vereinfacht die Dokumentation der Kassenbewegungen.
  4. Die Kasse betreffende Anwenderdokumentationen sowie die Verfahrensdokumentation der Kasse und das Handbuch oder eine Benutzeranleitung des Kassensystem-Herstellers sollten auf einem USB-Stick zur Übergabe zur Verfügung stehen.
  5. Und zum Schluss: Die Kasse sollte immer aktuell und bereit für einen spontanen Kassensturz sein.

www.gastronovi.com

 
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